Vor kurzem haben wir eine Umfrage auf LinkedIn durchgeführt. Gefragt war eine Einschätzung, wie Events in den nächsten Monaten wohl am ehesten umgesetzt werden: Live, Digital oder Hybrid. Das Ergebnis war deutlich: 72 % der Befragten wollen auf hybride Veranstaltungen setzen. 21 % freuen sich schon auf reine Live-Events und nur 7 % sind für die komplett digitale Veranstaltung zu haben. Darauf haben wir reagiert und unsere BETTER NOW STUDIOS können nun auch für hybride Veranstaltungen genutzt werden (Beispiel-Bestuhlungsplan weiter unten): https://www.better-now-studios.de/kassel

In diesem Artikel wollen wir nun die je fünf wichtigsten DOS and DON'TS aufzeigen, um mit einer hybriden Veranstaltung einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Denn sicherlich ist es nicht damit getan, bei einer Live-Veranstaltung eine Webcam aufzustellen. Eine gute hybride Veranstaltung kommt einem TV-Show-Setting sehr nahe, bezieht sowohl das Live-Publikum als auch das digitale Publikum mit ein und ist technisch optimal aufbereitet.

_

DOS

1. Ablauf und Redaktion

Das A und O bei einer hybriden Veranstaltung ist die redaktionelle Aufbereitung und die Regie. Der Ablauf muss stimmig sein und die Inhalte müssen auf das Live- und das Online-Publikum abgestimmt werden. Dabei ist es auch wichtig, dass mindestens eine Person dafür verantwortlich ist, während des Events den Ablauf im Blick zu haben, um im Notfall (z.B. ein*e Speaker*in fällt aus) umdisponieren zu können, sodass alles reibungslos weiterlaufen kann.

2. Internetverbindung

Alle haben es in den letzten Monaten bei digitalen Veranstaltungen miterlebt: Wenn andere Teilnehmer*innen ständig einfrieren, oder der Ton nur versetzt und abgehackt zu hören ist, kann das ziemlich nervig sein. Ganz besonders im Austragungsort ist eine richtig gute Internetverbindung obligatorisch. 20 Mbits im Upload und 80 Mbits im Download sollten mindestens drin sein (Diese Werte variieren).

3. Kamera + Beleuchtung

Die Zeiten der Laptop-Webcams sind vorbei – zumindest bei hybriden Veranstaltungen. Wer sich von der Masse der Angebote abheben will, muss ein professionelles Produkt liefern: Qualität geht hier ganz klar vor Quantität. Dafür sind gute Kameras – hier wird bewusst die Mehrzahl verwendet – und eine gute Ausleuchtung unverzichtbar. Wenn über 2 Stunden nur eine Kameraperspektive genutzt wird, schalten die Zuschauenden am anderen Ende ab. In unseren BETTER NOW STUDIOS können nicht nur mehrere geführte Kameras, sondern auch die passenden Kräne für dynamische Kamerafahrten eingesetzt werden. Das macht den Unterschied.

4. Mikrofon + Ton

Genauso sieht es mit dem Ton aus. Bei hybriden Veranstaltungen gilt es zu beachten, dass es einen Saal-Ton und einen Sende-Ton gibt. Die Person in der hintersten Reihe muss genauso gut verstehen, was auf der Bühne gesagt wird, wie auch die Personen, die vor ihren Rechnern sitzen. Wichtig sind also hochwertige Mikrofone und Beschallungsanlagen vor Ort.

5. Proben

Nur durch Proben kann sichergestellt werden, ob der Ablauf schlüssig ist, dass das Personal sowie die Speaker*innen richtig eingewiesen sind und sowohl online als auch offline alles reibungslos läuft. Es sollten also in jedem Fall Proben mit eingeplant werden, um böse Überraschungen live zu vermeiden.

_

DON‘TS

1. Latenzen nicht berücksichtigen

Wenn in den Nachrichten Auslandskorrespondent*innen interviewt werden, kommt es häufig zu sogenannten Latenzen. Bis die Frage bei der Person angekommen ist und diese antwortet, vergehen oft ein paar Sekunden – es entsteht eine kurze Pause. Diese Wartezeiten gilt es auch bei hybriden Veranstaltungen zu beachten. Denn sie treten nicht nur bei Interviews auf, sondern z.B. auch bei Online-Abstimmungen. Hier lohnt es sich Content oder Themen in der Rückhand zu haben, mit denen die Latenzen offline überbrückt werden können.

2. Interaktion zu einseitig

Gäste vor Ort und digital sollen ein bestmögliches Erlebnis erhalten. Das kann aber schnell misslingen, wenn im Vorfeld kein Konzept erstellt wird, dass alle integriert – online wie offline. Nichts ist deprimierender, als online einer fesselnden Live-Diskussion zuzuhören, ohne selbst einen Beitrag leisten zu können.

3. Raumakustik ignorieren

Nicht jede Räumlichkeit eignet sich für eine hybride Veranstaltung. Wenn die Raumakustik schlecht ist, helfen auch die besten Mikrofone nichts mehr. Gleichzeitig müssen die Live-Gäste, mobile Kameras, die Regie und andere Gewerke freie Bahn haben bzw. sicher untergebracht werden. Das sind ganz schön viele Eigenschaften, die ein solcher Raum erfüllen muss. Aus diesem Grund ist die Anmietung eines extra dafür ausgelegten Studios mit entsprechender Technik meist die nervenschonende Alternative zu Inhouse-Veranstaltungen.

4. Gäste und Speaker*innen ins kalte Wasser werfen

Sowohl Gäste, als auch Speaker*innen müssen über den Ablauf, das Konzept, die Anwendung und die Technik aufgeklärt werden. Es nützt nichts, wenn alles durchgeplant ist, aber der Hauptact es nicht schafft, sich einzuloggen oder das Mikro die ganze Zeit am Pulli reibt und so Störgeräusche entstehen. Da kann gerne mal die ganze, mit viel Liebe und Zeit aufgebaute, Atmosphäre in Sekunden zu Bruch gehen. Hier können wir unsere Workshops empfehlen, um entsprechende Personen zu schulen.

5. Zu lange Veranstaltungen

Online ist die Aufmerksamkeitsspanne deutlich geringer als live. Dies sollte man auf keinen Fall vergessen, auch wenn man hochmotiviertes Live-Publikum vor sich hat. Es empfiehlt sich daher, entweder eine kurze Session zu starten oder aber im Stil eines Kongresses mehrere Tagesordnungspunkte und Themenfelder anzubieten, um ein Ein- und Aussteigen für das Onlinepublikum jederzeit möglich zu machen.

Übrigens: Das BETTER NOW STUDIO in Kassel hat nun Kapazität, um bis zu 200 Personen für hybride Veranstaltungen aufzunehmen. Hier ein Bestuhlungsplan als Beispiel:

Good-to-know: Wir bieten Workshops an, z.B. : Teleprompter-Training, Moderator*innen-Training oder Rhetorik-Trainings für Live- und Digital-Events. Einfach anfragen, wir melden uns umgehend mit einem passenden Angebot zurück: www.better-now-studios.de/kassel